Tschüss Vertrauensarbeitszeit - Arbeitszeiterfassung wird immer mehr zum Thema

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein beliebtes Arbeitszeitmodell, das in vielen Unternehmen Anwendung findet. Die Arbeitszeiten werden vom Arbeitgeber nicht vorgegeben - den Mitarbeitern ist es frei überlassen, den Beginn und das Ende des eigenen Arbeitstages zu bestimmen. Die im Vertrag definierte wöchentliche Arbeitszeit muss natürlich eingehalten werden. Diese Art und Weise, den eigenen Arbeitsalltag zu organisieren, kommt bei der Mehrheit der Angestellten sehr gut an. Dementsprechend sind Unternehmen, die das Arbeitszeitmodell anbieten, heiß begehrt. 

Nichtsdestotrotz erweist sich die Vertrauensarbeitszeit bei längerer Betrachtung als problematisch. Für den Arbeitgeber bedeutet die freie Wahl von Arbeitsbeginn und -ende einen höheren Organisationsaufwand. Immer wieder müssen Kontrollen durchgeführt werden, um sich vor dem Missbrauch durch Mitarbeiter zu schützen. Darüber hinaus birgt die Vertrauensarbeitszeit ein starkes Konfliktpotenzial innerhalb des Personals. Die Koordinierung der einzelnen Arbeitszeiten ist erschwert und das Risiko versteckter Überstunden und die Gefahr, ständig erreichbar sein zu müssen, können nicht ausgeschlossen werden.

Aus diesem Grund rückt die Vertrauensarbeitszeit immer mehr in den Hintergrund und macht der Arbeitszeiterfassung Platz.

Wann kommt die Arbeitszeiterfassung?

Im Mai 2019 kam es zu einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes, das die Zukunft der Arbeitszeitmodelle nachhaltig beeinflusst hat. Hintergrund der Entscheidung des EuGHs war die Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bank. Es wurde die Einrichtung der Arbeitszeiterfassung verlangt, um die Einhaltung der vorgeschriebenen Arbeitszeiten nachvollziehen zu können.

Der Forderung der spanischen Gewerkschaft wurde stattgegeben. Schließlich schreibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) von 1994 vor, dass Höchstarbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten in der Bundesrepublik Deutschland einzuhalten sind. Ohne ein Zeiterfassungssystem sind Arbeitgeber jedoch nicht in der Lage, den gesetzlichen Vorschriften nachzukommen. Darüber hinaus haben Behörden keine Möglichkeit, das Befolgen der Anordnungen zu überprüfen.

Infolgedessen sollen die europäischen Mitgliedstaaten einen Weg finden, die Arbeitszeiterfassung auf nationaler Ebene durchzusetzen. Die Bestimmung der speziellen Modalitäten und Feinheiten sind den einzelnen Ländern überlassen. In Österreich findet die Aufzeichnungspflicht bereits Anwendung. Es werden vom Gesetz Mitarbeiter in Teleheimarbeit, Krankenanstalten, Lenker und Jugendliche ausgeschlossen.

Was ist bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten?

Der Europäische Gerichtshof gibt vor, dass die Angaben zur Arbeitszeit verlässlich und objektiv sein müssen. Es sollen genaue Daten zum Beginn, dem Ende und der Dauer der Arbeitszeit gemacht werden. Weiterhin ist es wichtig, dass die Angaben vollständig sind, um eine Überprüfung durch Behörden zu ermöglichen. Verstöße und Missbräuche können schließlich nur dann aufgedeckt werden, wenn alle Informationen zur Verfügung stehen.

Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung 

● Stundenzettel: Der Stundenzettel ist in vielen Unternehmen als Mittel der Arbeitszeiterfassung vertreten. Auf dem Papier wird täglich der Arbeitsbeginn und das Ende händisch vermerkt. Ergeben sich Änderungen, kann das Dokument allerdings sehr schnell unübersichtlich werden. Darüber hinaus muss die Gesamtarbeitszeit, Überstunden und Fehltage eigenständig berechnet werden. Dadurch kann es beispielsweise zu einer fehlerhaften Personalplanung kommen, welche sich negativ auf den Arbeitsalltag auswirkt.

● Elektronische Zeiterfassung: Einige Arbeitgeber setzen auf festinstallierte Hardwareterminals, die als Dokumentationsmittel dienen. Mittels Erfassungsmedium, wie Chip- oder Magnetkarte, einem Transponder oder Schlüsselanhänger wird Start- und Endzeitpunkt der Arbeitszeit registriert. Die Daten werden in der Datenbank gespeichert und anschließend vom HR Manager ausgewertet. Leider sind mit dieser Arbeitszeiterfassung hohe Anschaffungskosten und Lizenzgebühren verbunden. Darüber hinaus können Angestellte im Außendienst oder Home Office die Hardware nicht nutzen.

● Digitale Zeiterfassung: Mobile Lösungen können mittels Smartphone, Tablets, dem PC oder Laptop genutzt werden. Mit der Hilfe einer App oder dem Browser können sich die Mitarbeiter zu jeder Zeit und von überall aus in die Software einloggen und die eigenen Daten vermerken. Die Software achtet auf die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze und kann ebenfalls zur Urlaubsplanung genutzt werden. Überstunden werden automatisch an die Buchhaltung übermittelt und können ausgezahlt oder ausgeglichen werden.

Programme für die Arbeitszeiterfassung

Papershift ist ein Unternehmen, das sich auf die Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung spezialisiert hat. Die firmeneigene Software verfügt über eine übersichtliche und intuitive Bedienung und eignet sich somit ebenfalls für Mitarbeiter, die im technischen Bereich nicht versiert sind. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt auf schnelle und einfache Weise und bietet für Mitarbeiter und Arbeitgeber unzählige Vorteile:

● Vereinfachte Lohnabrechnung
● Transparenz
● Sparpotenzial von Personalkosten
● Geringer Verwaltungsaufwand
● Vermeidung von Fehlern
● Optimierung der Organisationsstrukturen
● Integration der Angestellten in die Arbeitszeitplanung
● Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben